Politiques de location des musées

Le musée de Longmont propose le Auditorium Stewart, le Atrium du cygne, le Classe Kaiser C et la Cour de la famille Stewart comme espaces locatifs.

Heures de location et frais après les heures d'ouverture

Les horaires d'ouverture habituels du musée sont de 9h à 5h du lundi au samedi et de 1h à 5h le dimanche. Les espaces du musée peuvent être loués en dehors de ces horaires, de 7h30 à 10h30. Frais après les heures d'ouverture de 175 $ pour toute location s'étendant au-delà des heures d'ouverture habituelles du musée.

Les espaces de location des musées peuvent être loués par des particuliers, des groupes communautaires, des organisations à but non lucratif ou des entreprises locales, avec des tarifs réduits pour les organisations à but non lucratif 501(c)3.

• Le Musée n'accepte pas les demandes plus d'un an à l'avance et n'est pas en mesure d'organiser une réunion hebdomadaire ou mensuelle régulière.
• Le Formulaire de demande de location d'espace doit être reçu au plus tard le 15e jour du mois précédant le mois de location.
• Les candidatures sont étudiées en fonction des places disponibles, selon le principe du premier arrivé, premier servi.

Nous répondrons à vos demandes par e-mail sous 5 jours ouvrés et vous contacterons pour clarifier vos questions et vous fournir une estimation des coûts. Nous ne suspendons pas les dates. Si vous souhaitez louer, nous rédigerons un contrat de location et vous l'enverrons.

Dépôt de garantie et de dommages

Le dépôt de garantie est dû à la signature du contrat de location. Ce contrat signé, accompagné du dépôt de garantie versé, confirme la date de location et l'utilisation de l'espace. Ce dépôt sera restitué dans les quinze (15) jours ouvrables suivant l'événement, sauf en cas de dommages importants. En cas de dommages, nous vous en informerons avant toute facturation.

Restrictions et limitations d'utilisation

Un contrat de location signé ne constitue en aucun cas une approbation d'une organisation ou de sa mission par le Musée de Longmont ou la Ville de Longmont.

Comme nous sommes un musée, tout animal vivant, insecte ou terre nécessite une autorisation préalable avec des dispositions spécifiques.

• Il est interdit de fumer ou d'utiliser des flammes nues pendant les événements. L'utilisation de bougies électriques ou à piles est recommandée.
• L'accès est limité aux espaces spécifiés dans le contrat de location, ce qui inclut l'utilisation de la cuisine et des sanitaires. Les espaces d'exposition du musée et autres pièces ne sont pas inclus, sauf mention contraire dans votre contrat.

Paiements

Le règlement de la location est dû au moins trente (30) jours avant la date de début de l'événement. Le musée accepte les principales cartes de crédit, les espèces et les chèques libellés à l'ordre du « Longmont Museum ».

Conditions d'annulation

Si l'annulation intervient plus de 30 jours avant la date prévue de l'événement, le musée remboursera intégralement l'acompte et le montant de la location. Si l'annulation intervient moins de 30 jours avant l'événement, le montant de la location sera conservé et l'acompte remboursé.

Bar et restauration

Le musée possède une licence de vente d'alcool et propose également quelques rafraîchissements. Nous n'offrons aucun autre service de restauration.

La petite cuisine du musée est mise à la disposition de votre traiteur sans frais supplémentaires, si besoin. Elle n'est pas équipée pour la préparation de repas sur place. Pour garantir le maintien des aliments à la bonne température, l'utilisation de réchauds, de chauffe-plats à combustible solide et de chauffe-plats électriques est autorisée.

Toute livraison de nourriture doit arriver dans les délais prévus par le contrat. Si des livraisons de nourriture ou autres doivent arriver avant l'heure d'installation prévue par votre contrat de location, l'accord préalable du personnel du musée est requis.

Le traiteur, de concert avec le client ayant loué la salle, est responsable de tout emporter et de nettoyer les zones de préparation et de service des repas. Cela inclut de déposer les sacs-poubelle dans le conteneur du musée.

Alcool

Le Musée possède une licence d'alcool et peut proposer du vin, de la bière et des spiritueux. Notre licence exige que seuls les barmans certifiés TIPS du Musée vendent, servent et distribuent des boissons alcoolisées. Les barmans du Musée se réservent le droit de refuser le service à quiconque.

L'alcool doit être consommé sur le site du musée, et non sur le parking ou à l'extérieur. Vous pouvez en consommer dans la cour du musée si cela est prévu dans votre contrat de location.

Les boissons alcoolisées extérieures sont interdites dans les espaces du musée, y compris dans les loges. Certaines organisations à but non lucratif peuvent organiser des dons d'alcool pour leur événement. Cependant, afin de respecter notre licence d'alcool, des dispositions spécifiques doivent être prises bien avant votre événement.

Représentant client

Pour les événements de grande envergure, comme les réceptions de mariage ou les collectes de fonds, le Musée encourage la nomination d'un coordinateur d'événement ou d'un représentant client pour gérer la planification et le déroulement de votre événement. Quelques jours avant l'événement, ce représentant, accompagné du traiteur et des autres organisateurs, effectuera une visite des lieux avec le personnel du Musée afin de finaliser les détails, tels que l'aménagement des lieux, le programme de l'événement et toute question technique.

Le jour de l'événement, le représentant du client collaborera avec le responsable du bâtiment du musée et le traiteur afin d'assurer le bon déroulement de la manifestation. Il sera le principal interlocuteur pour toute question relative à la célébration et restera disponible pour superviser le rangement et la fermeture des lieux.